Denna policy har tagits fram för att säkerställa att föreningen Omställning Hällungebygden hanterar personuppgifter i enlighet med EU dataskyddsförordningen, kallad GDPR (The General Data Protection Regulation). Genom att vara medlem i föreningen samtycker medlemmarna att föreningen behandlar deras personuppgifter enligt denna policy. Policyn omfattar alla delar som behandlar personuppgifter som t.ex. dokumentation och e-maillistor.

Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

• Föreningen ska inte behandla fler personuppgifter än nödvändigt (uppgiftsminimering).
• Uppgifterna ska inte ligga kvar längre än nödvändigt och gallras kontinuerligt.
• Samtycke måste inhämtas om det går utanför ramen för nödvändiga uppgifter som anförs i denna policyn.
• Alla utskick till större grupper av medlemmar ska ske via hallungebygden@googlegroups.com och inte via egna mail-system.
• Personuppgifter i hallungebygden@googlegroups.com hanteras endast av behöriga administratörer.
• Personuppgifterna vidarebefordras inte till någon extern part.
• Personuppgifterna raderas när en medlem säger upp sitt medlemskap, eller senast fem år efter att medlemskapet har passerat utgångsdatum efter påminnelse. Uppgifterna ska gallras kontinuerligt.
• Information som sparas i exempelvis pärmar/arkiv eller digitala arkiv hanteras så att

individens personuppgift skyddas, exempelvis bör inte personuppgift sparas i nätet.

• Förening är har inte upprättat riktlinjer för informationshantering vad gäller Facebook och andra sociala medier.

Personuppgifter i medlemsregistret registreras:

• För- och efternamn.
• E-post.

Personuppgifter används för att kunna:

• Konstatera medlemsavgifter.
• Göra utskick av omställnings information och annan angelägen förenings- och medlemsinformation.
• Skicka kallelser till möten.
• Skicka inbjudan till kurser och medlemsaktiviteter.
• Ta fram nödvändig statistik: antal medlemmar, utveckling över tid, mm.
• Ta fram underlag för att ansöka om bidrag från studieförbund.
• Kontakta personer som vill medverka i föreningens arbete.

Personuppgiftsansvarig

Förenings styrelsemedlemmar är personuppgiftsansvariga och har det övergripande ansvaret för denna policy.

Vill du rätta till eller radera dina uppgifter för e-postmeddelande? Kontakta en av våra styrelsemedlemmar  https://www.hallungebygden.se/home/styrelsen